Abstrak
Penelitian ini dilakukan untuk mempelajari proses penerapan manajemen kualitas, yang terdiri dari tiga tahap yaitu pengenalan, adopsi dan adaptasi. Penelitian strategi dalam penelitian ini adalah penelitian studi kasus di Perusahaan X, yang merupakan perusahaan yang sudah memiliki kemampuan untuk mengekspor dan bersertifikat sistem penjaminan kualitas. Metode pengumpulan data terstruktur wawancara dengan direktur, manajer, supervisor, dan karyawan Perusahaan X. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pada tahap pengenalan ditunjukkan oleh pengakuan pelanggan tentang kualitas produk, Perusahaan X mulai mengekspor, dan permintaan dari pelanggan asing untuk kualitas sistem jaminan. Pada tahap adopsi ditunjukkan oleh rencana perusahaan untuk sertifikasi sistem jaminan kualitas, sertifikasi sistem jaminan kualitas, dan peningkatan kualitas. Sementara itu, dalam tahap adaptasi ditunjukkan oleh sertifikasi ulang sistem jaminan kualitas, peningkatan sistem jaminan kualitas, dan evaluasi proses produksi. Mereka memberikan wawasan bahwa Perusahaan X telah melakukan peningkatan kualitas berkelanjutan melalui penerapan manajemen mutu dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
Kata kunci: implementasi, manajemen kualitas, pengenalan, adopsi, adaptasi
Pendahuluan
Implementasi manajemen kualitas dan program peningkatan kualitas dalam sebuah organisasi memiliki beberapa keuntungan di antaranya adalah dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan kesadaran karyawan akan kualitas, meningkatkan kinerja organisasi, dan mencapai efektivitas organisasi (Irianto, 2005). Keuntungan-keuntungan tersebut sangatlah penting bagi semua perusahaan, terutama di negara berkembang, seperti Indonesia, di mana level kualitas relatif rendah dan perlu untuk terus ditingkatkan sebagai landasan untuk menjalin kerjasama yang efektif antar perusahaan.
Manajemen kualitas yang baik adalah mengintegrasikan perhatian pada kualitas produk, fokus pada konsumen, dan orientasi pada karyawan dengan menyediakan pendekatan integral dengan isu-isu organisasi (Damayanti. 2005) Berdasarkan persepsi tersebut, maka manajemen kualitas didefinisikan sebagai kreasi dari sistem organisasi, di mana ketika dipergunakan oleh anggota organisasi, dapat membimbing mereka untuk meningkatkan nilai produk atau jasa kepada konsumen. Manajemen kualitas mengalami evolusi yang dimulai dari kualitas inspeksi (inspection quality), pengendalian kualitas (quality control), penjaminan kualitas (quality assurance), sampai dengan manajemen kualitas total (total quality management). Total Quality Management (TQM) merupakan proses untuk mengelola kualitas; sebuah filosofi yang menekankan pada perbaikan dalam segala hal, yang terdiri atas sejumlah prinsip dan merupakan fondasi untuk melakukan perbaikan berkelanjutan (Rampersad, 2005).
Pendekatan yang digunakan dalam konsep manajemen kualitas adalah pendekatan sistem. Manajemen kualitas tidak hanya terdiri dari sistem nilai, melainkan didukung oleh teknik dan alat (Hansso, 2003). Implementasi manajemen kualitas berkaitan dengan manajemen perubahan organisasi, sehingga diperlukan tahapan untuk menerapkannya di perusahaan. Irianto (2005) mengidentifikasi tiga tahapuntuk implementasi manajemen kualitas, yaitu tahap inisiasi, tahap adopsi, dan tahap adaptasi. Tahap inisiasi juga dapat didefinisikan sebagaitahap introduksi, yaitu tahap di mana pimpinan perusahaan mulai mengenal dan memahami konsep manajemen kualitas sebelum akhirnya berkomitmen untuk mengimplementasikannya di perusahaan. Tahap adopsi sejalan dengan persiapan dan perencanaan, termasuk pengembangan misi. Tahap adaptasi meliputi monitoring, penyesuaian dan perbaikan. Pada penelitian ini, tahapan implementasi mengadopsi konsep yang digunakan oleh Irianto (2005), yang terdiri atas tahap introduksi, adopsi, dan adaptasi.
Metode Penelitian
Model penelitian yang digunakan dalam mengkaji proses implementasi manajemen kualitas Tahap implementasi merupakan fase di mana perusahaan menerapkan metode Six Sigma untuk perbaikan berkelanjutan (continuous improvement) di seluruh level bisnis perusahaan. Pada tahap ini, faktor yang mendukung proses implementasi Six Sigma di perusahaan: 1) Komitmen pimpinan. Pada tahap ini, pimpinan harus membuktikan komitmennya dengan turut terlibat dalam proses perbaikan berkelanjutan dan harus konsisten menjalankan apa yang dikomunikasikan. 2) Struktur organisasi Six Sigma. Struktur organisasi Six Sigma yang terdiri dari agen-agen Six Sigma yang sesuai dengan proses bisnis perusahaan mendukung penerapan Six Sigma pada tahap implementasi. Apabila perusahaan bermaksud untuk mengimplementasikan Six Sigma pada keseluruhan proses bisnisnya, maka agen Six Sigma dalam struktur organisasi Six Sigma harus sesuai dengan proses bisnis perusahaan. Black Belt Manufaktur mendukung proyek Six Sigma di divisi Manufaktur, dan Black Belt komersil mendukung proyek Six Sigma di Divisi Komersil atau Divisi Non Manufaktur. 3) Kebijakan Perusahaan. Kebijakan perusahaan yang sejalan dengan manajemen kualitas Six Sigma, antara lain kebijakan staf yang mewajibkan staf perusahaan untuk terlibat dalam proses perbaikan dengan mengerjakan proyek Six Sigma mendukung pada tahap implementasi. Hal ini merupakan mekanisme yang mendukung anggota perusahaan untuk menjalankan perbaikan secara berkelanjutan. 4) Manajemen Personalia. Perusahaan harus menyadari bahwa karyawan adalah aset perusahaan yang menjadi kunci keberhasilan perusahaan jangka panjang, sehingga keterlibatan mereka menjadi faktor pendukung implementasi Six Sigma. Mekanisme yang dapat mendukung proses implementasi pada tahap ini adalah mekanisme paksaan (coercive mechanism) dan mekanisme promosi (promotion mechamism). Mekanisme paksaan yang dapat mendukung berjalannya proyek Six Sigma sebagai upaya perbaikan proses antara lain penilaian, penghargaan, dan jenjang karir karyawan yang dihubungkan dengan Six Sigma. Mekanisme promosi yang mendukung antara lain melakukan kegiatan cerdas cermat, kuis, kompetisi, dan buletin Six Sigma yang sifatnya memotivasi staf untuk terlibat dalam proyek Six Sigma. 5) Manajemen Proses. Perbaikan proses dalam strategi Six Sigma dilakukan dengan prosedur DMAIC. Diperlukan konsistensi dalam menjalankan setiap langkah pada DMAIC untuk mendukung pelaksanaan proyek Six Sigma, dan karena proyek Six Sigma dilakukan dalam tim, maka hal kedua yang mendukung tahap implementasi terkait dengan manajemen proses Six Sigma adalah kerja sama tim. 6) Manajemen Sumber Daya. Pengelolaan sumber daya diperlukan untuk mendukung manajemen proses. Faktor yang mendukung tahap implementasi adalah dana untuk mendukung proyek perbaikan yang dijalankan oleh tim. Informasi juga menjadi faktor pendukung dalam menjalankan proyek Six Sigma, di mana bertukar informasi merupakan pendukung proses pembelajaran anggota perusahaan. 7) Proses Pembelajaran. Pada tahap ini, pembelajaran perusahaan harus tetap berjalan untuk mendukung perbaikan yang berkesinambungan. Pertemuan reguler untuk mempresentasikan proyek Six Sigma yang akan dan sedang berjalan mendukung proses pembelajaran anggota perusahaan dalam mengimplementasikan Six Sigma.
Sementara itu, variabel dan atribut yang digunakan untuk mengkaji proses implementasi manajemen kualitas disarikan pada Tabel 1. Variabel penelitian tersebut terdiri atas variabel introduksi, adopsi, dan adaptasi.
Metode Percobaan
Pertama, penunjukkan steering comitte dilakukan oleh Direktur Perusahaan X beranggotakan 9 (sembilan) karyawan yang berasal dari bagian yang berbeda di perusahaan. Tugas kesembilan karyawan ini dikirim perusahaan untuk mempelajari masalah ISO, mendapatkan pelatihan mengenai ISO, dan memahami semua yang berhubungan dengan ISO.
Kedua, pengembangan kapabilitas SDM dilakukan dengan mengikutsertakan steering comitte untuk mengikuti pelatihan tentang ISO yang mencakup persyaratan perusahaan untuk menerapkan ISO, prosedur ISO, membuat dokumen sesuai dengan standar ISO, bagaimana cara mengendalikan dokumen dalam perusahaan sampai pada bagaimana cara melakukan audit.
Ketiga, melakukan konsultasi dengan lembaga lain yaitu Balai Besar Tekstil (BBT) yang bertugas untuk membimbing perusahaan dalam menerapkan ISO. Konsultan ini dikontrak oleh Perusahaan X sampai mendapatkan sertifikasi ISO.
Keempat, membuat rancangan quality manual dan procedure yang dilakukan oleh steering comitte.
Berkaitan dengan prosedur, Perusahaan X telah berhasil membuat beberapa prosedurdi antaranya adalah prosedur pengendaliandokumen, pengendalian rekaman mutu, pengadaan SDM, pengembangan SDM, pengendalian sarandan prasarana, perencanaan dan pengendalian produksi, perawatan mesin, pengendalian produk cacat, pengendalian alat ukur dan alat uji, proses pembelian, proses penjualan, inspeksi dan pengujian, penetapan sasaran dan standar mutu, proses audit mutu internal, tindakan perbaikan, dan tindakan pencegahan.
Simpulan
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, dapat diambil kesimpulan bahwa Perusahaan X telah melaksanakan tahapan-tahapan dalam implementasi manajemen kualitas dalam waktu yang tidak sebentar dan telah dilakukan dengan baik, misalnya dengan melakukannya sertifikasi sistem penjaminan kualitas (ISO), resertifikasi dan upgrading sistem penjaminan kualitas ISO. Proses impelementasi manajemen kualitas yang dilakukan oleh Perusahaan X, pada intinya bertujuan meningkatkan kepuasan pelanggan, baik domestik dan luar negeri, didukung oleh adanya peningkatan kualitas secara berkelanjutan, dan dalam praktiknya melibatkan semua orang (pimpinan dan karyawan).
Dalam menghadapi era globalisasi yang semakin hari semakin ketat yang ditandai dengan semakin ketatnya persaingan antar perusahaan yang mengakibatkan semakin ketatnya perekrutan secara tidak resmi yang dilakukan oleh hampir setiap perusahaan. Namun dengan perekrutan tenaga kerja baru itu maka perlu dilakukan penyeimbangan dengan peningkatan produksi baik kualitas (Quality) maupun kuantitas produk untuk memenuhi permintaan dari konsumen.
Dengan demikian perusahaan pun mulai berusaha mencari alternatif-alternatif ataucara – cara guna memenuhi permintaan tersebut. Dengan begitu perusahaan dapat memperoleh laba atau keuntungan semaksimal mungkin dan mencapai tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan salah satu dari fungsi manajemen. Dalam perencanaan ditentukan tindakan-tindakan atau usaha-usaha yang akan atau perlu diambil oleh seorang pemimpin perusahaan untuk mencapai tujuan-tujuan atau sasaran- sasaran yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan. Suatu perusahaan dalam melaksanakan kegiatan perencanaan produksi hasil akhir yang diinginkan adalah perencanaan produksi yang baik. Perencanaan produksi yang baik harus berdasarkan pada hasil-hasil informasi mengenai standar produksi dan ramalan permintaan.
Daftar Pustaka
Damayanti, R.W. 2005. Analisis Faktor-Faktor Pendukung Implementasi Six Sigma, Tesis Magister, Program Studi Teknik dan Manajemen Industri, ITB, Bandung.
Hansson, J. 2003. “Total Quality Management Aspect of Implementation and Performance”, Doctoral Thesis. Lulea University of Technology.
Irianto, D. 2005. Quality Managemen Implementation: A Multiple Case Study in Indonesian Manufacturing Firm, PhD Dissertation, University of Twente, Enschede.
Rampersad, H.K. 2005. Managing Total Qualiy. Tata McGraw-Hill Publishing Company Limited. New Delhi, p. 18.
Arief Rahmana, Teknik Industri, Universitas Widyatama Bandung
